山東省青聯接待和出訪工作流程規范

　　一、接待工作流程規范

　　1.接到外事接待任務后，詳細了解來訪團組的基本情況，包括團員人數、人員信息、抵離時間及地點以及飲食習慣、風俗禁忌等。

　　2.根據外方要求及本省實際，制定接待方案，并報請相關領導審定。

　　3.根據來訪團組層次，如需省領導接見，提前做好請示工作，并確定接待時間和地點。

　　4. 根據接待方案，提前完成領導講話、宴請致辭、協議會簽、接待手冊等相關文字工作，并報請相關領導審閱；協調相關單位做好領導邀請、儀式舉行、材料編印、食宿和交通安排、機構拜訪、景點觀光、票務購置、抵離接送等事務的準備工作。

　　5.若外賓來訪時間正值突發事件發生的特別時期，協調公安、武警、醫療、衛生等相關部門做好安全保衛及衛生防疫等工作。

　　6.做好外事禮品、紀念品購置等準備工作。

　　7.做好活動在傳統媒體和團屬網站的宣傳報道工作。

　　8.來訪團組離開前，作好接待經費結算工作。

　　9.接待工作結束后，對工作情況進行及時、全面總結，梳理經驗，反思不足，并形成書面材料報送上級領導及相關部門。

　　二、出訪工作流程規范

　　（一）隨團出訪工作流程規范

　　1.根據組團單位通知，將相關要求形成請示報送至相關領導審閱。

　　2.根據領導指示，草擬出訪人員建議名單，報請相關領導審批，確定出訪人員名單。

　　3.按照出訪人員名單，先征求出訪人員所在單位意見，如無意見則通知出訪人員本人，最后將名單報送至組團單位。

　　4.根據組團出訪批件要求，及時赴省外辦、省臺辦等相關單位辦理隨團出訪手續。完成手續辦理后，將出訪人員護照、照會、照片、政審材料、出訪確認書、簽證申請表等相關材料報送至組團單位。

　　5.及時將組團單位所發學習文件及其他相關材料告知和發送至隨團出訪人員。

　　6.為本單位隨團出訪人員準備好出訪所需外事禮品及紀念品。

　　7.訪問結束后，及時聯系出訪人員，了解相關情況，完成出訪信息并發布至團省委、省青聯網站。

　　（二）組團出訪工作流程規范

　　1.根據省青聯全省青年交流計劃安排，提前2至3個月制定組團出訪方案。

　　2.及時對接邀請單位，確定出訪時間、人員要求、行程安排、經費預算、機票購置等相關問題。

　　3.根據出訪方案，結合邀請方所提要求，確定出訪人員名單，報有關領導審定。

　　4.收集外方邀請函（原件）、機構情況簡介及辦理出訪手續所需的其他材料報送至出訪審批單位。

　　5.按照出訪時間，提前完成出訪人員的護照辦理、簽證審簽等手續。

　　6.設計印制出訪人員名冊、出訪手冊、團隊旗幟，統一風格、色彩制作出訪人員胸牌、行李簽等標示。

　　7.根據行程安排，提前完成出訪費用的收繳、支付及換匯工作。

　　8.根據出訪時間，提前做好行前集中培訓，進一步統一思想、嚴肅出訪紀律、明確責任分工、強調出訪意義、明確注意事項等。同時，向團員分發出訪所需的學習文件、行程安排、注意事項、外事交流規范、統一標示等必備材料。

　　9. 購置外事禮品、紀念品、常用藥品、應急物品等。

　　10.訪問結束后，及時完成出訪信息和出訪總結報告，將出訪信息發布至團省委、省青聯網站，出訪總結報送至上級主管部門和業務主管部門。