8月16日下午，校長張榮主持召開國際歷史科學大會山東大學組委會擴大會議，總結前段時間的籌備工作，并在新的時間節點上組織部署學校力量，以全校之力辦好這次大會。山東大學常務副校長王琪瓏，副校長張永兵、陳子江，總會計師曹升元，副校長胡金焱出席會議。

　　張榮在聽取各組匯報后提出了幾點意見。第一，要高度重視安全問題。為把這次會議辦成一次安全、友誼、科學、和諧的大會，辦成最成功、最精彩的大會，尤其要重視安全問題，把它放在工作首位，從政治、交通、食品、會場駐地活動、網絡安全等方面把好關。第二，要高度重視組織協調問題。總體來說，學校的前期籌備工作進展有序、整體順利，但真正的考驗還沒有到來，要動員更多人參與，有關部門主要負責同志要全面參與，閉幕式之前全部學院要進入工作狀態，同時加強校內協調工作。第三，要把會議活動模塊化，高度重視預案準備工作，保證現場出現的意外情況可以得到及時、穩妥的處置。第四，要妥善安排會議期間不在指定酒店入住的學者，提供足夠的服務信息，做好志愿者對接工作。第五，目前部分信息尚未到位，要在現有資料基礎上做好可以開展的工作，并針對后續工作提前拿出預案。

　　王琪瓏、張永兵、陳子江、曹升元、胡金焱分別結合自己分管的工作對大會籌備提出了具體細致的意見、建議，各小組負責人分別匯報了籌備進行情況以及需要協調解決的問題。會議明確了山東大學的現場總指揮，還對志愿者安排、會務接待、安全保障等方面的有關問題提出了解決方案。

　　自承擔第22屆國際歷史科學大會承辦任務以來，山東大學積極做好各項籌備工作，與中國社科院、省委省政府進行了多次溝通協調，保障了工作推進。2014年4月21日，第22屆歷史科學大會山東大學組委會秘書處成立，至今已召開十九次例會，積極推進大會籌備工作，并多次與省委辦公廳、省政府辦公廳和省支持保障小組相關組成單位、中國社科院、中國史學會、濟南市政府、濟南市委宣傳部和市直有關部門、中青旅國際會展有限公司、慧智合谷網絡公司等有關單位就大會相關工作進行對接。2014年6月6日，山東大學第22屆國際歷史科學大會籌辦工作領導小組第一次會議召開，此后先后舉辦三次小組會議，具體研究大會籌備事宜。2015年3月9日，張榮主持召開2015年第五次校長辦公會議，會議強調，組織召開第22屆國際歷史科學大會是學校今年的重要工作任務，要舉全校之力做好大會的組織籌備工作。7月6日，山東大學第三十七次黨委常委會審議通過了第22屆國際歷史科學大會收支預算方案，強調要執行總量控制、量入為出、厲行節約的原則，同時細化工作方案，發揮資金最大效益。7月13日，張榮在中心校區主持召開了第13次校長辦公會議，要求學校領導和各有關單位要積極支持配合，共同做好會議各項組織工作。

　　盡管時值暑假，學校各部門緊張忙碌的籌備工作依然如期進行。7月1日、8月12日，第22屆國際歷史科學大會山東省支持保障工作協調小組第二、三次會議先后召開。張榮代表山東大學表態，學校會高度重視會議籌備工作，優先安排，全力保障，各部門通力合作、服從大局，各司其職、責任到人。曹升元、胡金焱分別匯報了整個會務的籌備工作情況。8月13日，第22屆國際歷史科學大會部分媒體通氣會召開，山東大學組委會與人民日報、新華社等媒體記者座談交流如何開展大會宣傳工作。此外，學術咨詢組開展了《中國歷史評論》大會專刊的編輯工作和其他學術咨詢工作，學者住宿餐飲、安保工作、志愿者培訓、交通保障、大會注冊等會務工作也穩步推進。組委會下設的二十一個工作小組幾乎全部放棄暑假休息時間，隨時針對各項事宜召開小組會議，具體研討應對方案，全力以赴做好大會籌備工作。

　　據悉，公安處將抽調正式干警38人在山東大廈設立指揮部，各類安保任務分解到10個小組進行；校團委共組織大學生志愿者760人（含衛星會議、平行會議），分別對接組委會會議服務、宣傳報道、安全保衛等項目小組；大會組委會委托中青旅會展公司于8月22、23日向所有參會學者提供北京首都國際機場到北京南站的免費接站服務，還開通了大會報到終端系統和APP試運行……

　　目前大會籌備已進入最后沖刺階段，截至8月16日，已有來自85個國家和地區的2615名學者注冊報名。隨著會期的日益臨近，各項籌備工作的開展更為緊鑼密鼓，陸續將有更多山大人參與到活動中，發揮自身的每一份力量，見證一次安全、友誼、科學、和諧的大會，一次最成功、最精彩的國際歷史科學大會。